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GESTIÓN DE AVERÍAS Y MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA EN EXCEL

Registre las averías, determine su prioridad, asigne responsables y controle las actuaciones, piezas y fechas necesarias hasta su resolución.

Cuando las incidencias técnicas se comunican verbalmente, por mensajes o mediante notas, resulta difícil saber cuáles siguen pendientes, quién debe intervenir, qué piezas se han solicitado y cuánto tiempo lleva parada una máquina.

El problema aumenta cuando la información sobre reparaciones anteriores, instrucciones técnicas y mantenimientos periódicos se encuentra dispersa entre carpetas, correos y documentos independientes.

Desarrollo aplicaciones Excel/VBA a medida para centralizar la gestión técnica de máquinas y equipos, desde la comunicación inicial de una avería hasta su cierre, incluyendo mantenimientos preventivos, recordatorios e historial de actuaciones.

        O puede llamarme al (+34) 687 395 702

DEL AVISO INICIAL AL CIERRE DE LA REPARACIÓN

Una avería puede pasar por diferentes situaciones antes de resolverse:

Comunicada y pendiente de revisión.

Clasificada según urgencia e impacto.

Asignada a un responsable interno o externo.

Pendiente de diagnóstico.

A la espera de una pieza, presupuesto o servicio técnico.

En reparación o pendiente de prueba.

Resuelta y cerrada.

La aplicación puede adaptar los estados, responsables y controles a la forma real en que la empresa gestiona sus equipos.

FORMAS DE UTILIZAR LA APLICACIÓN

FUNCIONALIDADES QUE PUEDE INCLUIR LA APLICACIÓN

REGISTRO E IDENTIFICACIÓN DE AVERÍAS

Número interno de incidencia.

Máquina, equipo, línea o instalación afectada.

Fecha, hora y usuario que comunica el problema.

Descripción de síntomas y circunstancias.

Indicación de si el equipo está parado, limitado o todavía operativo.

CLASIFICACIÓN Y PRIORIDAD

Familias y subfamilias de averías.

Nivel de urgencia o criticidad.

Impacto sobre producción, seguridad o calidad.

Máquinas críticas o incidencias recurrentes.

Orden de atención de las reparaciones pendientes.

ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES

Asignación a personal interno, mantenimiento o servicio técnico externo.

Responsable principal y colaboradores.

Fecha prevista de revisión o intervención.

Reasignación cuando cambia la disponibilidad.

Avisos a usuarios o perfiles concretos.

DIAGNÓSTICO Y ACTUACIONES

Registro del diagnóstico realizado.

Descripción de cada actuación o prueba.

Fechas, horas y usuarios que intervienen.

Resultado de la actuación y siguiente paso previsto.

Conservación cronológica del historial de cambios.

PIEZAS, REPUESTOS Y SERVICIOS EXTERNOS

Piezas necesarias o pendientes de solicitar.

Proveedor, referencia y fecha del pedido.

Fecha prevista y real de recepción.

Presupuesto o intervención de un servicio externo.

Aviso cuando una reparación permanece detenida por falta de material.

ESTADOS Y FECHAS DE LA INCIDENCIA

Estados configurables según el proceso de mantenimiento.

Fecha de comunicación, asignación, intervención y cierre.

Tiempo transcurrido en cada situación.

Avisos por demora o fecha comprometida superada.

Motivo de cierre y validación de la reparación.

FOTOGRAFÍAS, VÍDEOS Y DOCUMENTACIÓN

Fotografías del problema, la pieza o la reparación.

Vídeos explicativos o demostrativos.

Manuales, esquemas, presupuestos y partes técnicos.

Enlaces a archivos guardados en carpetas compartidas.

Documentación accesible desde la ficha de la máquina o incidencia.

INSTRUCCIONES TÉCNICAS POR MÁQUINA

Procedimientos de arranque, parada, limpieza o ajuste.

Instrucciones para resolver problemas frecuentes.

Advertencias y comprobaciones previas.

Documentos, imágenes y vídeos asociados.

Actualización controlada de instrucciones antiguas.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y RECORDATORIOS

Revisiones periódicas por fecha o frecuencia.

Limpiezas, lubricaciones, sustituciones y comprobaciones.

Asignación de cada actuación a un responsable.

Avisos previos y recordatorios de tareas vencidas.

Registro de la fecha realizada y próxima intervención.

HISTORIAL TÉCNICO DE CADA EQUIPO

Consulta conjunta de averías, reparaciones y mantenimientos.

Incidencias repetidas y problemas recurrentes.

Piezas sustituidas y proveedores utilizados.

Tiempos de parada y resolución.

Información útil para decidir reparaciones, mejoras o sustituciones.

LISTADOS, FILTROS Y AVISOS

Averías abiertas, urgentes o pendientes de piezas.

Incidencias por máquina, familia, responsable o estado.

Mantenimientos próximos, vencidos o realizados.

Búsqueda por fechas, textos y referencias.

Avisos al abrir la aplicación o mediante correo cuando proceda.

INFORMACIÓN CENTRALIZADA PARA VARIOS USUARIOS

Cada usuario puede trabajar desde su propio archivo Excel, con accesos adaptados a su función, mientras las máquinas, averías, actuaciones y mantenimientos se almacenan en una base de datos central.

Access puede utilizarse únicamente como motor de datos. Los usuarios trabajan desde Excel y no necesitan abrir ni gestionar directamente la base de datos.

Esto permite que producción, mantenimiento y administración consulten información común sin acumular los históricos dentro de cada libro.

CÓMO SE DESARROLLA LA SOLUCIÓN

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA

Saber qué averías siguen abiertas y cuál debe atenderse primero.

Conocer quién es responsable de cada intervención.

Evitar que una reparación quede detenida sin seguimiento.

Controlar piezas, fechas y servicios externos.

Conservar instrucciones y documentación junto a cada máquina.

Recibir avisos antes de que venza un mantenimiento.

Detectar averías recurrentes y tiempos de parada elevados.

Disponer de un historial técnico completo para tomar decisiones.

EMPRESAS Y EQUIPOS A LOS QUE PUEDE ADAPTARSE

Este tipo de aplicación puede utilizarse en empresas con máquinas, instalaciones o equipos cuyo funcionamiento sea relevante para la actividad:

Talleres de fabricación y mecanizado.

Carpintería, metal, rotulación y montaje.

Imprentas y empresas de artes gráficas.

Plantas de producción y líneas de envasado.

Empresas con flotas, equipos móviles o herramientas especiales.

Instalaciones técnicas, climatización o sistemas auxiliares.

Servicios de mantenimiento interno.

Organizaciones con revisiones y actuaciones periódicas.

UNA GESTIÓN CONECTADA CON PRODUCCIÓN Y ALMACÉN

La aplicación puede relacionarse con otros módulos:

Planning de producción por procesos y máquinas.

Control de tareas y avance de producción.

Stock de repuestos y materiales.

Compras y proveedores.

Informes de tiempos de parada y recurrencia.

Aplicaciones multiusuario conectadas a Access.

EXCEL COMO INTERFAZ PARA EL CONTROL TÉCNICO

Excel permite construir formularios, listados y avisos adaptados a los usuarios, mientras una base de datos central conserva el historial técnico cuando intervienen varias personas o el volumen de información aumenta.

El objetivo es que cada avería tenga seguimiento hasta su resolución y que el mantenimiento preventivo deje de depender de la memoria, notas o calendarios dispersos.

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