EXCEL EN LA OFICINA

Desde hace ya bastantes años, Excel se ha convertido en una herramienta imprescindible en la oficina.

Excel le facilita el trabajo a diario en su empresa o negocio, estructurando sus datos y mostrándole la información que necesita en cada momento. Por medio de la formulación que ha podido implementar (según sus conocimientos), consigue procesar dicha información y mostrarla acorde a sus necesidades. O al menos, de forma parecida a como le gustaría ver los resultados.

Sin embargo, probablemente desconoce hasta dónde es posible llegar con Excel. A qué nivel se podría reducir el tiempo que invierte gestionando la información y lo que se podría implementar en sus archivos para filtrar la información de un modo cómodo y eficaz, procesarla de forma rápida y sin errores, para finalmente mostrar los resultados que necesita. Ni más, ni menos.

MUCHO MÁS DE LO QUE SE IMAGINA

A menudo me preguntan sobre la posibilidad de conseguir tal o cual objetivo. Por ejemplo, cómo obtener un informe con unas características muy especiales o hacer un cruce de datos que parece imposible a priori. En ocasiones me piden acortar un determinado procedimiento (normalmente muy pesado para el usuario) asociado a tablas muy extensas y/o a un elevado número de hojas...

En la mayoría de los casos, no sólo es posible acometerlo, sino además avanzar un paso más, haciéndoles ver nuevas ideas (que por parecer imposibles), no se habían planteado. Eso sí, para conseguirlo, tenemos que partir de la optimización de la base de datos de la que usted dispone. La estructura de dicha base de datos ha de ser, en primer lugar, adaptada y enfocada hacia los cruces de datos a implementar. Este es el mayor error que suele cometerse y sobre el que centro mi atención en los primeros momentos, en los que recibo los archivos con los que trabajan mis clientes.

Este trabajo inicial me permite acortar el desarrollo posterior y evitar que la aplicación final resulte impracticable de cara a ampliaciones y modificaciones en el futuro.

COMO UN TRAJE A MEDIDA

Hoy en día hay programas para todo, destinados a labores muy específicas. Sin embargo (y esto lo habrá experimentado usted mismo), es habitual que el usuario se pierda en un mar de opciones, de las que no llega a utilizar más de una décima parte.

El afán de los desarrolladores por cubrir un amplio abanico de potenciales clientes, termina por 'afixiar' al usuario, entre tanta configuración, para finalmente, no dar cobertura al 100% de sus necesidades.

La experiencia acumulada durante más de 20 años agilizando procedimientos de empresa con Excel, me permite hoy fabricarle un 'traje a medida', que resuelva específicamente 'su problema', de la forma más cómoda y rápida para usted, y sin tener que instalar nada.

PRINCIPALES DESARROLLOS SOLICITADOS

Aunque son muchas las posibilidades, resumo a continuación los procedimientos ofimáticos más comunes para los que me piden automatización:

GENERADOR DE PRESUPUESTOS

Generación de presupuestos personalizados, con guardado automático formato XLSX o PDF) y/o envío automático de email a clientes.

Plantillas a medida, con expansión / compresión automática según contenido y vistas personalizadas (se ocultan o muestran las filas y columnas vacías o irrelevantes, según se quiera visualizar en pantalla o imprimir). Por medio de macros, puedo personalizar las vistas cuanto sea necesario.

GASTOS

Control de gastos, estructurados por categorías/subcategorías.

BALANCES

Estadísticas tabuladas y graficadas, con filtrado entre fechas concretas, clientes, proveedores, categorías y subcategorías de gasto, etc..

BUSQUEDAS Y CRUCES DE DATOS

Comparación múltiple de datos en una misma columna, respecto a otras columnas de la misma hoja, o de otras tablas o libros, con notificaciones y formatos condicionales.

Comparación de textos por similitud de x caracteres consecutivos (con porcentaje editable de similitud).

INFORMES

  Generación de informes personalizados a partir de orígenes de datos diversos:

          - Archivos de Excel

          - Archivos de Access

          - Archivos de texto

          - Archivos CSV

          - Consultas SQL

          - Consultas XML

          - Extracciones HTML

Indice personalizado con selección de hojas a mostrar/ocultar.

Generación automática de hojas por tipologías, según el número de informes necesario.

Resaltado de campos obligatorios, con indicación de informe completo / incompleto.

Control de horas trabajadas, ligado a calendario laboral y marcas diarias de entrada y salida del personal, estadísticas tabuladas y graficadas, cálculo de rendimiento de trabajadores, control de vacaciones / bajas / asuntos personales, etc..

ENTRADA DE DATOS

Elaboración de formularios en Excel (a modo de UserForm o incrustados directamente en la hoja) para agilizar la entrada de datos en tablas, su edición y eliminación. Aplico cualquier tipo de filtro (mediante fechas inicial y final, con cualquier periodicidad: por franjas horarias, diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual…, o por cualquier otro campo o grupo de campos combinados), empleando desplegables concatenados, botones de opción o cualquier control ActiveX, etc..

PROTECCIÓN Y CONTRASEÑAS - PERFILES DE USUARIO

Protección personalizada de celdas / hojas / libro, con posibilidad de introducir perfiles de usuario, para la visualización parcial o total de tablas y hojas.

EMAILING

Envío personalizado de emails (por medio de Outolook / Gmail / otros) con firma en HTML, tablas de Excel incrustadas en el cuerpo del mensaje, imágenes, archivos adjuntos generados o no desde Excel, etc..

EXPORTACIÓN DE DATOS

Generación automática de archivos personalizados en formato PDF, TXT, CSV, XML, etc.

APLICACIONES HÍBRIDAS EXCEL - ACCESS

Aunque las versiones modernas de Excel admiten un número muy elevado de filas y columnas, en ocasiones no es viable almacenar cientos de miles de filas, por los retardos que ello ocasiona y el peso que aporta a los archivos. Para estos casos, desarrollo aplicaciones híbridas de Excel y Access. De esta forma, el interface del usuario continúa basándose en Excel, pero el motor de base de datos se trata de un archivo .accdb (de Access). Realizo cualquier tipo de consulta a Access, ya sea para almacenar datos, extraerlos o eliminarlos.

ANALISIS FINANCIERO

Análisis de la situación financiera de la empresa: Balance de datos general / Estado de ganancias y pérdidas / Análisis de los diferentes indicadores: ratios de situación, financieros, económicos, comerciales y técnicos / Informes tabulados y graficados basados en ratios.

CUALQUIER OTRO PROCEDIMIENTO QUE PUEDA SER OPTIMIZADO

Sea o no habitual su problema, estoy a su disposición para aconsejarle y ofrecerle una solución a medida.

        O puede llamarme al (+34) 687 395 702